Kegiatan sosialisasi SiMAYA bagi pegawai Dinas TPHP oleh Kepala Bidang Data Statistik dan Layanan e-goverment Diskominfo Kobar, Zeno Hendra Kurniawan pada Rabu (8/7).

MMC Kobar - Seiring dengan perkembangan teknologi informasi terutama di dunia perkantoran, penggunaan sistem administrasi perkantoran secara online diharapkan dapat membantu dan mempermudah pekerjaan bagi para pegawai sehingga dapat lebih efisien dan efektif serta diharapkan dapat mengurangi penggunaan kertas kerja untuk keperluan surat menyurat administrasi perkantoran.

Untuk menerapkan sistem aplikasi perkantoran online yakni Sistem Administrasi Perkantoran Maya (SiMAYA), Dinas TPHP Kobar mengadakan sosialisasi bagi para pegawai dan tenaga kontrak pada Rabu (08/07) di Aula Dinas TPHP. Mengingat masih dalam kondisi pandemi Covid-19 maka kegiatan dilaksanakan dengan menerapkan social distancing sehingga kegiatan sosialisasi ini hanya dihadiri oleh perwakilan Pejabat eselon III, eselon IV, staf serta tenaga kontrak pada Dinas TPHP dalam jumlah terbatas serta nara sumber dari Bidang Pengelolaan data Statistik dan Layanan e-Government pada Dinas Kominfo, Statistik dan Persandian Kobar.

(Baca Juga : Kucuran Dana PSR Kobar Capai 38,25 Miliar )

Sosialisasi SiMAYA ini diikuti dengan penuh antusias dari para peserta, terbukti dengan banyaknya pertanyaannya yang dilontarkan kepada narasumber. Pada sosialisasi ini selain diberikan paparan dan pengenalan terhadap SiMAYA juga sekaligus dilakukan simulasi cara menerima surat masuk, membuat disposisi, mengarahkan tujuan surat, membuat surat keluar, memeriksa surat diberbagai jenjang jabatan, mengirim surat hingga mengarsipkan surat secara online.

Kepala Dinas TPHP melalui Sekretaris Dinas, Yurniah Burhan menyampaikan bahwa SiMAYA adalah sistem administrasi perkantoran yang baru diimplementasikan sehingga semua pegawai diminta untuk sungguh-sungguh dalam belajar dan menyimak sosialisasi ini.

“Bagi bapak/ibu pegawai maupun tenaga kontrak yang mengikuti kegiatan ini, kami harap betul-betul bisa mengikuti dengan seksama dan sungguh-sungguh,sehingga nantinya bisa menggunakan dan mengoperasikan SiMAYA dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas kita,” tutur Yurniah.

Sementara itu, Kepala Bidang Pengelolaan Data Statistik Dan Layanan E-Government Dinas Kominfo, Statistik dan Persandian, Zeno Hendra Kurniawan mengatakan bahwa pihaknya cukup senang dengan respon dari para peserta yang terlihat dari diskusi interaktif seputar SiMAYA.

“Respon dari peserta sosialisasi luar biasa, sangat antusias dari awal sampai akhir kegiatan, kami berharap semua peserta bisa dengan cepat belajar dan bisa segera menggunakan SiMAYA ini,“ ucap Zeno.

Lebih lanjut Zeno mengatakan bahwa pihaknya berencana akan melaksanakan sosialisasi ke seluruh SOPD, sehingga setelah sosialisasi SiMAYA, seluruh SOPD di Kobar dapat segera mengimplementasikan SiMAYA ini untuk proses administrasi surat menyurat dan naskah dinas.

“Sampai dengan hari ini sudah 7 instansi yang telah melaksanakan sosialisasi dan mengaktifkan aplikasi SiMAYA untuk keperluan administrasi perkantoran, dalam waktu dekat segera menyusul SOPD lainnya. Kami berharap setelah sosialisasi hari ini Dinas TPHP bisa segera menggunakan dan mempraktekkannya langsung. Jika SiMAYA di seluruh SOPD telah diakifkan tentunya bisa membantu dan memudahkan pekerjaan bapak/ibu dalam pekerjaan khususnya untuk keperluan administrasi surat menyurat dinas sekaligus mengurangi penggunaan kertas kerja,” lanjut Zeno.

Dengan implementasi SiMAYA sebagai aplikasi perkantoran yang dikembangkan oleh Kementerian Kominfo RI yang merupakan digitalisasi Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 6 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) dilingkungan Instansi Pemerintah, maka untuk keperluan administrasi surat menyurat dan tata naskah dinas, proses manajemen persuratan yang biasanya dilakukan secara manual dapat dilakukan secara otomatis, sehingga memudahkan dalam proses administrasinya, pencarian dan pengarsipan. (dinas_tphp)