MMC Kobar - Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya administrasi suatu instansi, karena di dalamnya terdapat kegiatan penerimaan, pencatatan, pendistribusian hingga penyimpanan sumber informasi yang penting bagi instansi tersebut.

Mengingat pentingnya kegiatan kearsipan tersebut, Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (Dinas PMPTSP) Kabupaten Kotawaringin Barat (Kobar) berinisiatif untuk meminta pendampingan pengelolaan arsip dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kabupaten Kobar melalui video conference (vicon0) yang bertempat di Aula Dinas PMPTSP, Jumat (29/5).

(Baca Juga : Rapat Konsolidasi Tanggap Darurat Covid-19 dengan Kades se-Kecamatan Pangkalan Banteng)

Kepala Dinas PMPTSP Kobar melalui Sekretaris Heppy Septiana mengatakan bahwa Dinas PMPTSP telah mengirimkan surat permohonan pendampingan arsip kepada DPK, dan kegiatannya telah dilakukan hari ini melalui vicon. Pendampingan pengelolaan arsip bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada para pengolah arsip bidang-bidang di Dinas PMPTSP.

"Hari ini kami telah mendapatkan pendampingan pengelolaan arsip dari DPK, dan ini sesuai dengan surat permohonan pendampingan arsip secara online yang telah kami kirimkan kepada DPK beberapa waktu lalu,” ujar Heppy.

“Jadi, pada sambutannya, Ibu Zaenah selaku Kepala DPK juga menjelaskan bahwa DPK selaku pengawas kearsipan internal seluruh SKPD dan BUMD di Kabupaten Kotawaringin Barat, akan melakukan audit kearsipan di dinas-dinas” jelas Heppy.

“Dan dengan adanya pendampingan ini, maka diharapkan para pengolah arsip yang ada di bidang-bidang dapat membantu arsiparis dinas dalam pengelolaan arsip dinas, sehingga pada saatnya nanti diadakan audit oleh DPK, maka arsip dinas PMPTSP sudah tertata dan teratur,” harap Heppy.

Lebih lanjut Heppy menuturkan bahwa selama pendampingan juga diadakan sesi tanya jawab, sehingga teman teman yang belum memahami pengelolaan arsip dapat langsung bertanya.

“Keliatannya mungkin mudah ya, tetapi pada kenyataannya ternyata banyak kendala yang dihadapi oleh teman teman yang telah ditunjuk sebagai pengolah arsip di bidang. Sebagai contoh yaitu seperti dijelaskan oleh narasumber dari DPK bahwa seharusnya untuk pengarsipan berkas itu dikelompokkan sesuai permasalahannya, bukan sekedar kronologisnya,” terang Heppy panjang lebar.

Sementara itu, Arsiparis Dinas PMPTSP, Tyas Ari Handayani, S.A.P menuturkan bahwa pendampingan pengelolaan arsip ini pernah dilakukan tahun lalu, namun demikian tahun ini masih perlu dilakukan, agar lebih meningkatkan pengetahuan teman-teman pengolah arsip di bidang.

“Kebetulan untuk pengolah arsip di bidang-bidang ini ada yang baru, sehingga masih diperlukan bimbingan dan pendampingan pengelolaan arsip dari DPK, dan tidak menutup kemungkinan bahwa pendampingan pengelolaan arsip ini akan kami ikuti kembali di lain waktu sehingga harapan kami agar arsip dinas teratur, tertata, dan terdata dapat terwujud,” harap Tyas mengakhiri percapakan. (dpmptsp kobar)